就労証明書は何に使う？必要なシーンや作成方法を紹介

2022年12月05日ブログ

保育園や学童保育などへの入所を希望する場合、働いていることを証明する必要があります。
その証明書のことを、就労証明書（会社によっては在籍証明書、雇用証明書など名称が異なる）といいます。

たとえ社員証や給与明細が手元にあっても、この書類がないと公的機関に「働いていること」を証明できないので、必要な場合は忘れずに用意しておかなければなりません。

ここでは、就労証明書について詳しく解説していきます。

就労証明書とは

前述していますが、就労証明書は「会社で働いていること」を証明する書類です。
内容は、会社名や住所、発行責任者、保護者の住所・氏名、現在の雇用契約内容や雇用形態、就労規則、年収や給与額などを記載します。

発行の手続きを行うのは基本的に人事部ですが、会社によっては総務部や管理部など担当が異なるので注意してください。
また、フリーランスや個人事業主の場合は、自分で作成をする必要があります。

保育園や学童保育には、決まったフォーマットが用意されていますが、開業していることを証明するものや確定申告書のコピーなど併せて提出しなければいけない書類があるので、事前に確認しておきましょう。

就労証明書は決まった様式がない

就労証明書には、決まった様式がありません。
そのため、人事部であっても「どのように作成すれば良いか分からない」ということがあります。

「申請すればすぐに作成してもらえる」というイメージがあるかもしれませんが、会社によっては時間がかかることもあるので、必要になった場合は早めに申請をしておくのがベストです。

就労証明書が必要になるケースとは

就労証明書が必要になるケースは、主に四つ挙げられます。
ここでは、各ケースでの必要性や注意点を紹介します。

保育園や学童保育への入所を希望する場合

保育園や学童保育は、働いている保護者の子育てをサポートする施設なので、就労証明の提出は必要不可欠となっています。
証明書の内容から保育の必要性を判断して、入園・入所の合否を決定します。

どちらの施設も、入所時だけでなく更新時の際にも提出しなければならず、提出期限も決まっているので早めに作成依頼をしましょう。

外国人労働者のビザ申請

外国人労働者が就労ビザを申請したり、在留期間の更新をしたりするときにも就労証明書が必要です。
正確には「就労資格証明書」となりますが、仕事内容や所属部署など決められた記載事項があるので、事前に入国管理局に確認してください。

転職をする場合

専門的な知識や経験が必要となる企業に転職をする場合、前に在籍していた会社の就労証明書の提出を求められることがあります。

証明書がないと、履歴書や職務経歴書の内容と実績が一致するかわかりませんし、前職の勤続年数など採用条件をクリアしているかも確認できません。
そのため、証明書が必要になるのです。

すでに退職してしまった、という場合でも、人事部等に依頼をすれば作成してもらうことが可能です。

賃貸物件を借りるとき

アパートやマンションなど賃貸物件を借りる場合は、就労証明書が必要になることがあります。

「家賃を滞納せずに支払える能力」を確認するためには、仕事をしているという申告だけでなく、本当に働いているのか、どれぐらいの収入があるのかをチェックしなければなりません。

賃貸物件によっては健康保険証や源泉徴収票の提出で良いというところもあります。
しかし、証明書があれば身元もしっかり確認できるので、特に若い方の一人暮らしの場合には提出を求められるケースが多いようです。

就労証明書の作成方法について

就労証明書のフォーマットは、基本的に会社（人事部など）が作成しますが、内容は会社が記載する項目と、申請者が記入する項目に分かれています。
フォーマットは申請目的によって異なりますが、作成方法の流れは以下のようになります。

1 内閣府が発行している就労証明書のフォーマットを入手する
2 申請者が記載する項目を記入する
3 会社が記載する項目を記入してもらう
4 申請先に提出する

申請先によってはフォーマットがない場合もありますが、保育所への入園申請の場合はマイナポータルの「就労証明書作成コーナー」を利用することで様式を簡単に入手できます。
ただし、保育所以外の申請先でもフォーマットが用意されている場合があるので、事前に確認をしておきましょう。

就労証明書に関する悩みは専門家に相談しよう

就労証明書は、保育園や学童保育への入所申請はもちろん、専門的な異業種への転職、外国人労働者がビザを取得するときや更新をするときにも必要になります。
どんなシーンであっても、証明書の内容は正しく記載しなければなりません。

また、確認などで手間取ってしまうと提出期限に間に合わなくなる可能性もあるので注意してください。

どんな場合でも、迅速かつ正確に作成する必要があるので、就労証明書に関するお悩みは橋本法務会計事務所へご相談ください。